TS16949文件二記錄控制程序
1. 目的
建立并保持質量管理體系記錄的控制要求，以保證能夠提供產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質量體系有效運行的證據(jù)及其追溯。
2. 適用范圍
適用于質量體系運行中產(chǎn)生的記錄，包括來自供方和顧客指定的記錄。
3. 職責
3.1 綜合部是記錄的歸口管理部門，負責制定記錄的編碼規(guī)則及管理體系文件記錄的審定和建立。
3.2 各職能部門負責本部門記錄的控制和管理。
- 4.????? 工作程序及要求
4.1記錄清單建立、備案、標識
4.1.1各部門根據(jù)質量管理過程的需要建立記錄清單。清單中要明確記錄的名稱、編號、保存部門、保存期限，并經(jīng)部門經(jīng)理審批。
4.1.2綜合部對各部門擬定的記錄形式和內容進行審核，各部門經(jīng)理批準，確保符合質量管理體系規(guī)定要求。
4.1.3各部門把經(jīng)過審批的記錄清單、記錄和空白表格報綜合部備案。
4.1.4綜合部對記錄空白表格給予文件編號，具體編碼規(guī)則如下：
SJ/JL — ××× — ×/×
4.2記錄的使用
4.2.1各種記錄要有記錄人、審核人、記錄時間、地點、內容等。
4.2.2記錄應做到字跡清晰，記錄的事實或數(shù)據(jù)準確、完整，不得隨意涂改。如需要更改時采用劃改，劃去原文后寫上更改內容，更改人簽名。
4.2.3記錄表單要按照規(guī)定的格式進行填寫，不必填寫處要用“/”劃去，不能留有空白。
4.3記錄收集的內容
各部門根據(jù)其職能，確定、準備和收集以下記錄（記錄可以是任何媒體形式，如拷貝或電子媒體）：
- 管理評審、合同評審、產(chǎn)品審核、工藝審核的有關記錄；
- 過程設計的輸入、輸出、評審、驗證、確認、更改的有關記錄；
- 供方評價記錄及合格供方的質量記錄；
- 有可追溯性要求時，產(chǎn)品唯一性標識的記錄；
- 設備、設施、工裝、環(huán)境、安全、過程控制的有關記錄；
- 對過程、設備、人員的鑒定記錄；
- 進貨、過程、最終檢驗和試驗的記錄（包括讓步放行記錄）
- 檢驗、測量、試驗設備的校準檢定記錄；
- 不合格品控制的有關記錄
- 持續(xù)改進、糾正措施和預防措施的有關記錄
- 內部質量體系審核結果及糾正措施驗證記錄；
- 各種培訓記錄；
- 與服務有關的記錄；
- 與統(tǒng)計分析有關的記錄；
- 搬運、貯存、包裝、防護、交付有關的記錄；
- 來自供方的質量記錄和顧客工程規(guī)范的質量記錄；
- 可靠性分析、驗證記錄；
- 其它質量活動完成后的記錄或所達到的結果的記錄；
- 對顧客或供方的PPAP相關記錄；
- 滿足法律法規(guī)和顧客要求的記錄；
- 效益、效率、成本相關記錄。
4.4 記錄的編目、歸檔、貯存
4.4.1各部門對記錄進行分類并按順序編好目錄。
4.4.2各部門所產(chǎn)生的記錄自行歸檔，對要歸檔的記錄應按記錄的時間順序或編號序進行分類裝訂，對已歸檔的記錄，記錄管理人員要填寫《記錄歸檔及處理登記臺帳》，且歸檔記錄要標準明確、分類清楚、易于存取、追溯、查閱。
4.4.3貯存
4.4.3.1 各部門自行貯存本部門所產(chǎn)生的質量記錄。貯存環(huán)境要適宜，防止損壞或丟失。
4.4.3.2記錄的保管要做到臺帳清晰，便于識別、查閱、存取。
4.4.3.3記錄保存期限如下：
- ?內部質量管理體系審核和管理評審記錄保留3年。產(chǎn)品風險分析、措施記錄保留15年；
b. 生產(chǎn)件批準文件、工裝記錄、采購單和修改單的保存時間必須為零件（或零件系列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務中規(guī)定的有效期再加上一個日歷年（當顧客有特殊要求時，按顧客要求執(zhí)行）；
c. 質量運行狀態(tài)記錄（控制圖、檢驗和試驗結果）必須在其生產(chǎn)的當年和下一個日歷年予以保留；
d. 以上規(guī)定的保留時間必須理解為“最短的”保存時間，本要求不替代任何政府規(guī)定的要求；
e. 所有質量記錄的具體保存期限按質量記錄目錄清單規(guī)定的期限保存。
4.5記錄的查閱、作廢處置、監(jiān)督檢查
4.5.1查閱
4.5.1.1記錄借閱要履行借閱手續(xù)，借閱人要在《借閱登記臺帳》上登記，簽名，標明借閱份數(shù)和返還日期等。
4.5.1.2歸檔的記錄，原則上只能查閱，不能帶出，以防損壞，丟失。
4.5.1.3合同要求時，在商定期限內，記錄可提供給顧客或其代表進行評價時查閱。
4.5.2作廢處置
4.5.2.1超出保存期限的記錄，如無繼續(xù)保存的價值，各部門應進行作廢處理。
4.5.2.2記錄需作廢處理應列出處理清單，經(jīng)部門經(jīng)理批準、綜合管理部備案后方能進行處理，作廢的處理方式一般采取無痕銷毀。
4.5.3綜合管理部不定期對各部門的記錄的控制過程進行監(jiān)督檢查。
- 5.????? ?相關文件目錄
5.1《文件控制程序》
- 6.????? 相關記錄及保存期
6.1《記錄歸檔及處理登記臺帳》??????????????????? 長期保存
6.2《表格管理樣冊》???????? ?????????????????????長期保存
6.3《借閱登記臺帳》????????????????????????????? 長期保存
