建立并保持質(zhì)量管理體系記錄的控制要求，以保證能夠提供產(chǎn)品符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運行的證據(jù)及其追溯。

2. 適用范圍

適用于質(zhì)量體系運行中產(chǎn)生的記錄，包括來自供方和顧客指定的記錄。

3. 職責(zé)

3.1 綜合部是記錄的歸口管理部門，負責(zé)制定記錄的編碼規(guī)則及管理體系文件記錄的審定和建立。

3.2 各職能部門負責(zé)本部門記錄的控制和管理。

1. 4.????? 工作程序及要求

4.1記錄清單建立、備案、標識

4.1.1各部門根據(jù)質(zhì)量管理過程的需要建立記錄清單。清單中要明確記錄的名稱、編號、保存部門、保存期限，并經(jīng)部門經(jīng)理審批。

4.1.2綜合部對各部門擬定的記錄形式和內(nèi)容進行審核，各部門經(jīng)理批準，確保符合質(zhì)量管理體系規(guī)定要求。

4.1.3各部門把經(jīng)過審批的記錄清單、記錄和空白表格報綜合部備案。

4.1.4綜合部對記錄空白表格給予文件編號，具體編碼規(guī)則如下：

SJ/JL — ××× — ×/×

4.2記錄的使用

4.2.1各種記錄要有記錄人、審核人、記錄時間、地點、內(nèi)容等。

4.2.2記錄應(yīng)做到字跡清晰，記錄的事實或數(shù)據(jù)準確、完整，不得隨意涂改。如需要更改時采用劃改，劃去原文后寫上更改內(nèi)容，更改人簽名。

4.2.3記錄表單要按照規(guī)定的格式進行填寫，不必填寫處要用“/”劃去，不能留有空白。

4.3記錄收集的內(nèi)容

各部門根據(jù)其職能，確定、準備和收集以下記錄（記錄可以是任何媒體形式，如拷貝或電子媒體）：

1. 管理評審、合同評審、產(chǎn)品審核、工藝審核的有關(guān)記錄；
2. 過程設(shè)計的輸入、輸出、評審、驗證、確認、更改的有關(guān)記錄；
3. 供方評價記錄及合格供方的質(zhì)量記錄；
4. 有可追溯性要求時，產(chǎn)品唯一性標識的記錄；
5. 設(shè)備、設(shè)施、工裝、環(huán)境、安全、過程控制的有關(guān)記錄；
6. 對過程、設(shè)備、人員的鑒定記錄；
7. 進貨、過程、最終檢驗和試驗的記錄（包括讓步放行記錄）
8. 檢驗、測量、試驗設(shè)備的校準檢定記錄；
9. 不合格品控制的有關(guān)記錄
10. 持續(xù)改進、糾正措施和預(yù)防措施的有關(guān)記錄
11. 內(nèi)部質(zhì)量體系審核結(jié)果及糾正措施驗證記錄；
12. 各種培訓(xùn)記錄；
13. 與服務(wù)有關(guān)的記錄；
14. 與統(tǒng)計分析有關(guān)的記錄；
15. 搬運、貯存、包裝、防護、交付有關(guān)的記錄；
16. 來自供方的質(zhì)量記錄和顧客工程規(guī)范的質(zhì)量記錄；
17. 可靠性分析、驗證記錄；
18. 其它質(zhì)量活動完成后的記錄或所達到的結(jié)果的記錄；
19. 對顧客或供方的PPAP相關(guān)記錄；
20. 滿足法律法規(guī)和顧客要求的記錄；
21. 效益、效率、成本相關(guān)記錄。

4.4 記錄的編目、歸檔、貯存

4.4.1各部門對記錄進行分類并按順序編好目錄。

4.4.2各部門所產(chǎn)生的記錄自行歸檔，對要歸檔的記錄應(yīng)按記錄的時間順序或編號序進行分類裝訂，對已歸檔的記錄，記錄管理人員要填寫《記錄歸檔及處理登記臺帳》，且歸檔記錄要標準明確、分類清楚、易于存取、追溯、查閱。

4.4.3貯存

4.4.3.1 各部門自行貯存本部門所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄。貯存環(huán)境要適宜，防止損壞或丟失。

4.4.3.2記錄的保管要做到臺帳清晰，便于識別、查閱、存取。

4.4.3.3記錄保存期限如下：

1. ?內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核和管理評審記錄保留3年。產(chǎn)品風(fēng)險分析、措施記錄保留15年；

b. 生產(chǎn)件批準文件、工裝記錄、采購單和修改單的保存時間必須為零件（或零件系列）在現(xiàn)行生產(chǎn)和服務(wù)中規(guī)定的有效期再加上一個日歷年（當(dāng)顧客有特殊要求時，按顧客要求執(zhí)行）；

c. 質(zhì)量運行狀態(tài)記錄（控制圖、檢驗和試驗結(jié)果）必須在其生產(chǎn)的當(dāng)年和下一個日歷年予以保留；

d. 以上規(guī)定的保留時間必須理解為“最短的”保存時間，本要求不替代任何政府規(guī)定的要求；

e. 所有質(zhì)量記錄的具體保存期限按質(zhì)量記錄目錄清單規(guī)定的期限保存。

4.5記錄的查閱、作廢處置、監(jiān)督檢查

4.5.1查閱

4.5.1.1記錄借閱要履行借閱手續(xù)，借閱人要在《借閱登記臺帳》上登記，簽名，標明借閱份數(shù)和返還日期等。

4.5.1.2歸檔的記錄，原則上只能查閱，不能帶出，以防損壞，丟失。

4.5.1.3合同要求時，在商定期限內(nèi)，記錄可提供給顧客或其代表進行評價時查閱。

4.5.2作廢處置

4.5.2.1超出保存期限的記錄，如無繼續(xù)保存的價值，各部門應(yīng)進行作廢處理。

4.5.2.2記錄需作廢處理應(yīng)列出處理清單，經(jīng)部門經(jīng)理批準、綜合管理部備案后方能進行處理，作廢的處理方式一般采取無痕銷毀。

4.5.3綜合管理部不定期對各部門的記錄的控制過程進行監(jiān)督檢查。

1. 5.????? ?相關(guān)文件目錄

5.1《文件控制程序》

1. 6.????? 相關(guān)記錄及保存期

6.1《記錄歸檔及處理登記臺帳》??????????????????? 長期保存

6.2《表格管理樣冊》???????? ?????????????????????長期保存

6.3《借閱登記臺帳》????????????????????????????? 長期保存

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