QMS、EMS、OHSMS三個管理體系整合的探索2
(二） 文件化體系的整合——文件整合
（1） 關于管理手冊
管理手冊的主要內容是描述有關標準要求和組織機構與職責劃分，由于ISO9001-2000標準的結構形式和條款編號，與ISO14001-1996標準和OHSAS-18001標準的結構形式和條款編號相差很遠，因此，要編寫三個管理體系統(tǒng)一的管理手冊有一定的困難。與些相反，環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的標準無論結構、形式、條款名稱、要素編號都非常相似，完全有可能進行整合編寫，故組織通常更容易將“環(huán)境和安全管理手冊”合并為一冊，而另冊編寫其“質量手冊”。
如果組織希望將三個管理體系的手冊合并，則通常要以ISO9001-2000版標準為基本模式，按照PDCA循環(huán)的規(guī)律和標準各個條款的功能，插入環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系標準的相應要求。但是，這樣做一定要避免在“三合一”管理手冊的描述中缺失有關ISO14001和OHSAS18001標準的有關要求
（2） 關于程序文件
與ISO9000-1994族質量管理體系標準相比，ISO9001-2000版標準更容易與環(huán)境和職 業(yè)健康安全管理體系進行程序文件的整合。由于經(jīng)過修訂的2000版質量管理體系標準，比原有1994版標準更加強調PDCA循環(huán)，而其明確規(guī)定需要編寫程序文件的條款已經(jīng)減少到了6個，使不同性質的組織的質量管理具有更加廣闊的自主空間，也為與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的兼容提供了更大的可能性。
根據(jù)質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系三個標準的要求，可以考慮編寫一套“質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理程序文件”——管理體系程序文件。也就是將三個標準中規(guī)定需要建立程序文件的條款進行整合（大約有11個條款），編寫出一套“三合一”程序文件。其中環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的大部分要素（約75%）可以合寫一個程序文件，包括：法律與其他要求（4.3.2）、目標（指標）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、培訓、意識與能力（4.4.2）、協(xié)商與溝通（4.4.3）、文件和資料控制（4.4.5）、運行控制（4.4.6）、應急準備與響應（4.4.7）、記錄和記錄管理（4.5.3）、審核(4.5.4)等。不太適宜合并編寫的要素主要是：環(huán)境因素與危險源辯識、風險評價和風險控制策劃 （4.3.1）;監(jiān)測與績效測量與監(jiān)視（4.5.1）；不符合、糾正與預防措施和事故、事件、不符合糾正和預防措施（4.5.2）三個要素。由于運行控制（4.4.6）和應急準備與響應（4.4.7）本身又是由多個程序文件組成的，基本上有30%的內容可以合寫，因此，環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系的程序文件合寫比例在50%左右。
通常質量管理體系的文件控制（4.2.3）與上述文件和資料控制（4.4.5）、記錄控制（4.2.4）與上述記錄和記錄管理（4.5.3）、質量目標（5.4.1）與上述目標（指標）和管理方案（4.3.3和4.3.4）、內部溝通（5.5.3）與上述協(xié)商與溝通（4.4.3）、人力資源（6.2）
與上述培訓、意識與能力（4.4.2）、內部審核（8.2.2）與上述審核（4.5.4）、糾正措施（8.5.2）、預防措施（8.5.3）與上述不符合、糾正與預防措施（4.5.2）8個條款，或者說質量管理體系中6個需要程序文件的條款，有5個可以與環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系的程序文件整合編寫。此外，一些質量管理體系涉及的現(xiàn)場管理要求也可以與環(huán)境、健康、安全的現(xiàn)場管理要求合并，例如：對于材料和化學品的儲存、堆放和標識管理，對于供方和承包方的調查、評價和選擇管理，對于設備和設施的管理，對于儀器和儀表的校準和維護管理，對于組織設計和過程更改的管理等等。因此，應該結合本組織的實際情況，充分考慮可行性和可操作性，在組織已有的質量管理慣例的基礎上，最大限度地兼容環(huán)境和職業(yè)健康安全管理要求。
3） 關于第三層次文件
對于第三層次文件即組織的“作業(yè)指導書”或“操作規(guī)程”來說，由于不受必須按照要素進行描述的約束，因此完全可以將兩個或三個管理體系的現(xiàn)場操作文件按照崗位的需要進行合并編寫，從而大大減少了文件管理的工作量，也方便了作業(yè)現(xiàn)場的使用。
（三） 管理體系運行整合——作業(yè)整合
文件整合是作業(yè)整合的基礎。由于有了文件化體系的整合，就有可能將三個管理體系的運行、維護、現(xiàn)場管理活動、改進等進行合并——作業(yè)整合。
（1） 管理策劃的協(xié)調一致
無論是質量目標、職業(yè)健康安全目標、環(huán)境目標和指標都需要定期更新。隨著組織的活動、產(chǎn)品、服務的變化、機構和職責的調整、新的法律法規(guī)頒布等情況的發(fā)生，組織需要定期或不定期地更新或修訂其過程控制方法、重要環(huán)境因素、重大風險或不可承受風險等。為了與時俱進，不斷適應市場競爭的需要，組織還需要不斷地提出更高的經(jīng)營目標，其中也包括與管理體系目標有關的內容，例如：原輔材料消耗定額、不合格品率、重大工傷事故發(fā)生率、重大交通事故發(fā)生率、重大財產(chǎn)損失率、勞動生產(chǎn)率等，三個管理體系的整合應體現(xiàn)在管理體系策劃（方針、目標、管理對象）的協(xié)調一致，以及與組織經(jīng)營目標的協(xié)調一致。
（2） 三個管理體系運行和維護同步實施
管理體系的運行和維護通常包括：培訓、日常運行、監(jiān)視和測量、不符合糾正和預防措施、內部審核、管理評審、文件修改、一體化監(jiān)督審核等內容。作業(yè)整合就是將三個管理體系的上述各個過程同步實施，以簡化組織內部管理的步驟，減少三個管理體系維護的人力、時間、資金等資源投入
（3） 持續(xù)改進共同提高
持續(xù)改進是三個管理體系提出的要求，也是組織內部管理和自我發(fā)展追求的目標。國際標準中持續(xù)改進的含義是：通過改進和強化管理體系達到提高組織各種績效的目的。因此，三個管理體系達到渾然一體就是持續(xù)改進的內容。組織要經(jīng)過不懈的努力才可能使管理體系從合并變成兼容，從兼容變成融合，從一時的融合達到長久的融合，實現(xiàn)三個管理體系的共同提高，以及達到質量、環(huán)境、安全、衛(wèi)生績效的不斷提高。這個過程通?？梢詮膸讉€方面來考慮：過程控制的優(yōu)化、管理職能的簡化、管理人員的多能化、文件構成的簡約化、記錄設置的合理性、監(jiān)視和測量的有效性、自我完善的推動力等。
總之，三個管理體系的整合需要從部分整合向全面整合發(fā)展，它不僅僅是管理體系文件的整合，也不是簡單的管理職責合并。管理體系整合的目的是全面提升組織的內部管理水平，通過提高管理效率達到提高經(jīng)濟效益的最終目的。
