1? 目的

建立和疏通信息流通渠道，加強信息流通接口管理，確保與公司質(zhì)量管理體系運作的相關(guān)信息能得到及時的溝通和處理。

2? 范圍

適用于與本公司整體運作有關(guān)的各類內(nèi)外部信息溝通的管理。

3??????? 定義和術(shù)語

無

4? 職責(zé)

4.1 各部門負責(zé)工作范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)外部的信息收集和整理。

4.2 質(zhì)量部負責(zé)與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.3 銷售部負責(zé)與市場動態(tài)相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.4 管理部負責(zé)與企業(yè)管理相關(guān)的信息，并做好相關(guān)傳遞、處理、匯總及保存工作。

4.5 總經(jīng)理負責(zé)對信息收集、統(tǒng)籌及其在內(nèi)部溝通全過程的監(jiān)督和控制。

5? 程序

工作流程：溝通內(nèi)容（信息）之分類→信息的收集→信息重要度分級→信息溝通

→溝通效果評價→溝通改進→溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存

5.1 溝通內(nèi)容（信息）之分類

5.1.1外部信息

5.1.1.1 與產(chǎn)質(zhì)量量有關(guān)的外部信息

1. 客戶、產(chǎn)品檢查機構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督機構(gòu)、認證機構(gòu)等檢查或監(jiān)測結(jié)果及反饋的信息。
2. 產(chǎn)品標準類信息。
3. 市場動態(tài)、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與質(zhì)量相關(guān)的信息。
4. 供應(yīng)商的質(zhì)量信息及投訴等。
5. 其它外部與產(chǎn)質(zhì)量量相關(guān)的各類信息。

5.1.1.2 與企業(yè)管理相關(guān)的外部信息

1. 政府及有關(guān)部門頒布的與企業(yè)運作有關(guān)的信息，如法律、法規(guī)、條例等。
2. 市場、行業(yè)動態(tài)（包括競爭對手）中與企業(yè)管理相關(guān)的信息。
3. 與企業(yè)有合作關(guān)系的社會機構(gòu)、團體、企業(yè)的相關(guān)反饋信息。

5.1.2內(nèi)部信息

a. 體系運行情況、質(zhì)量方針目標的實施情況、生產(chǎn)過程情況、產(chǎn)品檢查情況等。

b. 員工對有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量的建議和意見等。

c. 企業(yè)規(guī)章制度的建立、推行、運作效果等相關(guān)情況。

d. 財務(wù)、人事、行政、后勤、安全、衛(wèi)生等情況。

e. 員工有關(guān)企業(yè)內(nèi)部管理的建議和意見等。

5.2 信息的收集

信息（數(shù)據(jù)）每月收集、分析、傳遞、匯總至少一次，各部門按部門職能和各運行程序的規(guī)定收集和整理相關(guān)的信息。

5.3 信息重要度分級

根據(jù)信息的緊急及重要程度，分為三級：

A、一級數(shù)據(jù)為重要且緊急的數(shù)據(jù)，指直接影響顧客滿意度的數(shù)據(jù)；

B、二級數(shù)據(jù)為不重要但緊急的數(shù)據(jù)；

C、三級數(shù)據(jù)為日常信息，不需標識。

數(shù)據(jù)的標識由數(shù)據(jù)收集部門在信息單的右上角打“√”說明。

5.4 信息溝通

5.4.1溝通方式及追蹤落實

5.4.1.1 會議

5.4.1.1.1 會議計劃

a例行性會議

b臨時性會議

5.4.1.1.2 例行性會議

表1：例行性會議的相關(guān)規(guī)定

會議名稱	周期	會議目的	時間	主持人	會議主席	參加人員
經(jīng)營會議	季	經(jīng)營計劃執(zhí)行 分析及調(diào)整	不定期	總經(jīng)理	總經(jīng)理	部門經(jīng)理及以上成員
管理評審會議	按計劃	質(zhì)量管理體系運行情況及改進需求	按計劃	管理者 代表	總經(jīng)理	各部門主管
月例會	月	布置有關(guān)事項安排追蹤已布置工作及事項協(xié)調(diào)	每月最后一個周末 15：30	總經(jīng)理	總經(jīng)理	各部門主管
生產(chǎn) 調(diào)度會	周	生產(chǎn)計劃及事項協(xié)調(diào)	周六	生產(chǎn)部經(jīng)理	生產(chǎn)部經(jīng)理	車間、有關(guān)主管
質(zhì)量分析會	重大質(zhì)量問題	質(zhì)量問題分析、解決措施探討落實	不定期	質(zhì)量部經(jīng)理	質(zhì)量部經(jīng)理	車間主任以上有關(guān)主管、質(zhì)量部主要人員
新產(chǎn)品開發(fā)會議	按項目 進度	新產(chǎn)品開發(fā) 相關(guān)事宜安排	不定期	項目組長	技術(shù)部經(jīng)理	項目組成員和列席人員
早會	天	各班組內(nèi)部工作安排	每日早?? 7：30	部門主管、車間主任、組長	部門主管	各班組全體員工
員工座談會	季	了解員工心態(tài)及管理、技術(shù)現(xiàn)狀	不定期	管理部經(jīng)理	總經(jīng)理或管理部經(jīng)理	根據(jù)實際情況分批確定

5.4.1.1.3 臨時性會議由總經(jīng)理或相關(guān)權(quán)責(zé)主管在信息溝通之必要時提議，經(jīng)總經(jīng)理或相關(guān)部門主管同意時召開。

5.4.1.2 會議管理

a.例行性會議如有變更，原則上應(yīng)提前半個工作日通知，如無變更則不另行通知。

b.臨時性會議原則上應(yīng)至少提前1小時通知參加人員。

c.會議參加者必須準時出席必要時填寫《簽到表》，因故無法到會者，事先須向主持人請假并取得許可，或派代理人出席（代理人應(yīng)向主持人報備），遲到、早退者須向主持人報備，取得諒解及同意。

d.會議應(yīng)事先明確主題，與會人員應(yīng)依據(jù)本職工作做好各種準備（包括資料、數(shù)據(jù)）。

e.主持人應(yīng)控制會議時程，盡量在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束會議。

f.會議決議的落實實施情況，應(yīng)作為下次會議議題之一。

5.4.1.3 會議紀律

a. 參會人必須清楚與會目的，簡單扼要的闡述需呈報事項；

b. 在進行專項討論的時候，與會人員需圍繞主題進行；

c. 會議主持人應(yīng)根據(jù)討論議題，適時的控制會議時間；

d. 會議中途需離席時，需向主持人說明；

e. 在會議主持人宣布會議結(jié)束后，方可散會。

5.4.1.4 會議決議追蹤落實。

1. 會議結(jié)束后，由會議主席根據(jù)會議溝通內(nèi)容的重要程度決定是否簽發(fā)《會議紀要》，并分發(fā)相關(guān)部門或人員。
2. 簽發(fā)《會議紀要》的，由會議主席指定專人對《會議紀要》相關(guān)內(nèi)容的落實情況進行追蹤，并匯報追蹤結(jié)果。

5.4.2計劃、報表、報告和通告溝通

計劃、報表、報告和通告		頻次	責(zé)任部門（車間或人員）	呈報、主送	抄送（報）
月度工作計劃			各部門（科、車間或人員）	總經(jīng)理
月度工作計劃報告				總經(jīng)理
生產(chǎn)報表	生產(chǎn)日報	日	倉管員	生產(chǎn)副總	生產(chǎn)部
	生產(chǎn)月報	每月	倉管員	總經(jīng)理、財務(wù)部	生產(chǎn)副總、生產(chǎn)部
質(zhì)量報表	外購?fù)鈪f(xié)品	月	檢驗員	質(zhì)量部經(jīng)理	物管部、生產(chǎn)部
	自制在制品	日	檢驗員	質(zhì)量部經(jīng)理	生產(chǎn)部
		月	質(zhì)量部經(jīng)理	有關(guān)各部門
	交付后產(chǎn)品	出現(xiàn)時	銷售→質(zhì)量	總經(jīng)理	有關(guān)各部門
	質(zhì)量體系運行情況	內(nèi)審后	管理者代表	總經(jīng)理
		管理 評審前	管理者代表	總經(jīng)理
廢品損失報表		月度	生產(chǎn)部	財務(wù)部或有關(guān)部門	各部門
產(chǎn)品開發(fā)報表		開發(fā)結(jié)束	項目組長	生產(chǎn)部經(jīng)理	總經(jīng)理
工藝檢查結(jié)果		每日	工藝員	生產(chǎn)部經(jīng)理	車間主任
生產(chǎn)工藝報告		月度	生產(chǎn)部經(jīng)理	總經(jīng)理	生產(chǎn)部、質(zhì)量部
采購情況報表及分析		月度	生產(chǎn)部經(jīng)理 采購部經(jīng)理	總經(jīng)理
供應(yīng)商開發(fā)及管理情況報告
人事管理情況報告		月度	管理部	總經(jīng)理
行政管理情況報告
后勤管理情況報告
現(xiàn)場5S檢查結(jié)果		月度	管理部經(jīng)理	生產(chǎn)部	常務(wù)副總
設(shè)備運行維護報表		月度	車間主任	生產(chǎn)部
動力消耗報表		月度		財務(wù)部
倉庫報表	材料報表	?需要時，月度	倉管員	生產(chǎn)、物管、財務(wù)
	半成品報表			生產(chǎn)、財務(wù)
	成品報表			生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、財務(wù)	總經(jīng)理
	廢品月報	月度		財務(wù)	總經(jīng)理
獎罰通告		必要時	管理部	獎罰對象	根據(jù)相關(guān)規(guī)定
事務(wù)通告				相關(guān)部門

報告要求見【各部門主管報告要求】。

5.4.3其它溝通形式

溝通方式	適用時機
《工作聯(lián)系單》	反映和解決行政事務(wù)方面宜用
《信息反饋單》	反映和解決質(zhì)量問題宜用
總經(jīng)理信箱	員工需要越級反映情況和提供意見的時候
公告	需要將信息告訴大部分人的時候
電話	時間緊迫或內(nèi)容不重要
個別交談	各級主管自定
走訪	為了解更多信息和實際情況，以及體現(xiàn)誠意時用，對內(nèi)部員工、外部的供應(yīng)商、客戶、合作者均適用
調(diào)查表	對員工和顧客滿意度的調(diào)查

5.5 溝通效果評價和溝通改進：見《持續(xù)改進管理程序》。

5.6 溝通內(nèi)容（信息）的歸檔與保存。

5.6.1各部門均需做好信息原稿和接收信息的保管和歸檔、處置工作，屬于文件類的按《文件控制程序》執(zhí)行，屬于記錄類的按 《記錄控制程序》執(zhí)行。

6? 支持性文件

6.1《各部門主管報告要求》

6.2《糾正和預(yù)防措施管理程序》

6.3《持續(xù)改進管理程序》

6.4《文件控制程序》

6.5《滿意度管理程序》

6.6《記錄控制程序》

7? 記錄

7.1《會議簽到表》??????????????????????????????????? 保存期三年

7.2《會議紀錄》????????????? 保存期：重大會議/三年甚至更長；一般會議/一年

7.3《工作聯(lián)系單》????????? ??????????????????????????保存期二年

7.4《信息反饋單》??????????????????????????????????? 保存期二年